Starters Guide to Evernote – Evernote für Anfänger – Evernote für Dummies

Wieviel ist sowenig wie möglich und soviel wie nötig? Der Geschäftsmann 2.0 hat sich an einem der letzten Wochenenden intensiv mit der Digitalisierung seines Alltags auseinandergesetzt und einige Stunden ins Grundlagenstudium zu Evernote investiert. Die Ausbeute möchte er seiner Leserschaft nicht vorenthalten und zwar in einem möglichst knappen Format, welches für trotzdem Anfänger geeignet ist.

Skitch Evernote Drawing Contest No.1
Skitch Evernote Drawing Contest No.1

Vorher überlegen:

  1. Bin ich bereit, von meinen Arbeiten jeweils ein Photo zu machen, meine Dokumente / Unterlagen zu scannen, diese in die Cloud hochzuladen und die Originale wegzuwerfen? Wenn ja,
  2. Will ich Evernote ‘nur’ als Ablagesystem für meine Notizen etc verwenden ODER will ich Evernote dafür nutzen, um meine Arbeit zu organisieren (Sprich als GTD-Tool nutzen)? Der Entscheid hat Auswirkungen auf den Aufbau der “Notebooks” in Evernote.
  3. Weiss ich, was alles ich NICHT in Evernote ablege? Bei mir sind es z.B. gescannte Rechnungen, normaler Mailverkehr* und sozusagen alle Familien-Photos
  4. Will ich wirklich neben meiner Fileablage und meinem E-Mail Konto nochmals einen persönlichen Datenspeicher aufbauen?

*= Mails, welche keine besonderen Aktion ausserhalb der Mailbox benötigen oder welche keine speziellen Bedürfnisse an die Archivierung aufweisen.

Aha!

  1. Notizen werden anhand von Tags und der Notizbuchzugehörigkeit gegliedert
  2. Notizen können mit verschiedensten Tags versehen werden
  3. Eine Notiz kann immer nur einem Notizbuch zugehörig sein
  4. Notizbücher können “gestapelt” werden (Gruppierung)
  5. Tag-Hierarchien: Tags können auch Untertags haben
  6. Für Tag und Notizbuchnamen halte ich mich immer an die gleiche Struktur. Ich verwende maximal 2 Wörter und keine Trennzeichen z.B “Nächste Aufgaben
  7. Simple Konfiguration: Man problemlos mit lediglich zwei Notebooks arbeiten z.B: Organisiert / Ungeordnet (Gute Übersicht und Zusammenfassung hier.
  8. GTD-Konfiguration: Alternativ kann man Evernote für die umfassende Pendenzenverwaltung / GTD nutzen (Ein dreiteiliges Tutorial zur Verwendung von Evernote als GTD–Tool, total 45 Min. gibt es hier: http://www.youtube.com/watch?v=xm7hKeST0qE )
  9. Evernote Clearly erlaubt Webseiten fürs Späterlesen abzulegen (Ersetzt bei mir „Read it Later“ / „Pocket“)
  10. .Tag oder -Tag : Mit Punkt oder Strich am Anfang sind die Lieblingstags immer ganz oben in der Liste. Beispiel: “.MeinBlog”
  11. Die Suchmaschine von Evernote durchsucht sogar Text in Bildern
  12. Die Suchmaschine erkennt Handgeschriebenes (z.b ein Photo von einem Flipchart)
  13. Der Texteditor von Evernote ist recht mächtig, z.B. sind auch geschachtelte Bulletlisten möglich, checkboxen (z.B für to-do Listen) können auch angelegt werden.
  14. Im Editor können auch weitere Dokumente angehängt (attached) werden, MS-Office Dokumente können lediglich in der Bezahlversion angehängt werden.
  15. Mailing: Notizen können an eine persönliche Evernote Adresse geschickt werden (z.B mit der BCC Funktion) und sogar fertig verschlagwortet direkt in Notizbüchern abgelegt werden (Siehe die 5 besten Evernote Funktionen)
  16. Mailing: Notizen können direkt aus Evernote heraus versendet werden.
  17. Clippings: Schnipsel aus dem Browser, welche man als Notiz ablegen möchte, können einfach im Browser markiert werden und dann auf den Elefanten drücken und schon kann man das Text- / Web-Fragment ablegen (benötigt zur downgeloadetes und installiertes Addon von hier)

Vorgehen:

  • Einfach anfangen!
  • Klein anfangen, wenn nötig. z.B starte nur mit den Notizen vom Hobby
  • Der Geschäftsmann hat sich vorher aufgeschrieben, welche Notizbücher und Tags er verwenden will und er hat die vorerfasst
  • Mail-Poweruser sollten unbedingt früh die Mailfunktion ins Evernote verwenden

Wie hat ER es gemacht? Evernote & Geschäftsmann 2.0

Der Geschäftsmann hat sich dazu entschieden, Evernote einerseits als persönliche Arbeitsplattform UND als Notizenablage zu verwenden. Dazu hat er die untenstehend aufgelisteten Notizbücher aufgebaut. Gleichzeitig hat er viele Tags angelegt. Zum Anfangen hat der die Notizbuchnamen und die wichtigsten Tags auf ein Post-It (Wigdet) geschrieben, damit er einen Spicker beim Klassieren der Notizen hat. Und vor allem hat er sich überlegt, was er NICHT in Evernote ablegt:

  1. Photos von allen Photoapparaten / Smartphones (Dropbox & NAS)
  2. Geschäfte oder Sachen, welche man ‘vollständig’ via Mail erledigt oder behandeln kann (Sprich die meisten Mails bleiben im Mailprogramm)
  3. Abwicklung von Kundenprojekten (Meistens unterstützt von separaten PM-Tools, z,B von Do.com / Microsoft-Project, etc)
  4. Vorbereitung von Blogbeiträgen

 

 

eingesetzte Notizbuchstruktur
eingesetzte Notizbuchstruktur

Notizbücher:

  1. Ablage
  2. Arbeiten
    • Nächste Arbeiten
    • Zurückgestelltes
  3. Inbox
  4. Projekte
    • Aktive Projekte
    • Backburner
    • Blog Posts
    • SBU Buch
    • Z Mgmt Aufsatz
  5. Teilen
    • Artikel
  6. Papierkorb (generisch)

Erläuterungen zu den angelegten Notizbüchern:

  • Der Ordner “Ablage“, könnte auch Ressourcen, Archiv oder organisiertes Notizbuch heissen (Anleitungen, Rezepte, Karten, etc  ==> hier sind keine Tasks, oder Pendenzen drin). Dieses Notizbuch hat im Grunde nichts mit der GTD – Struktur zu tun
  • Zurückgestelltes = Pendenzen, welche nicht dringend sind und weniger wichtig (Ohne Projektcharakter)
  • Inbox = Standard Notizbuch, zum späteren Verteilen gedacht, sollte laufend geleert werden
  • Projekte = Alles, was mehr als 1 Arbeitschritt hat und länger als 10 Min geht, z.b. “Camtasia Studio lernen”
  • Aktive Projekte = Verschiedenste Projekte, differenziert durch verschiedene Tags
  • Backburner = “Die hintere Herdplatte” – langsam laufende, oder pendente Initiativen
  • SBU Buch = Ein Beispiel für ein “Grossprojekt” (wo es sich lohnt ein separates Notizbuch zu haben)
  • Teilen = Mit Dritten zu teilender oder geteilter Content

Mehr erfahren kann man z.B hier an einem guten Beitrag des

So Long, euer GM V1.91