Fachkongress IT-Beschaffung: Spezialfokus Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung

Die Moderatoren der Fachsession am Fachkongress IT-Beschaffung vom 12.9.2012 in Bern waren Marco Fetz BBL, Bruno Schafer BIT, Stephan Sutter ti&m, Jean-Pierre Wymann SIA und Reto Maduz SwissQ

Der Geschäftsmann 2.0 durfte bereits in agilen Softwareentwicklungsprojekten mitarbeiten. Die bisherigen Kunden waren Organisationen der öffentlichen Hand und die Verträge waren ausschliesslich mit Kostendach oder “Personalverleih”. Das Resultat bei den “Kostendachprojekten” kann man sich denken: Die Software wurde zwar erfolgreich implementiert, die Kosten waren aber bedeutend höher als geplant und konnten nur zum Teil gedeckt werden. Für den Geschäftsmann 2.0 waren das eine sehr lehrreiche Erfahrungen, einerseits was die Projektrolle des Scrum-Masters anbelangt und andererseits war er dankbar für die Erkenntnis, dass er Offertausschreibungen für agil geführte Softwareprojekte nicht mehr mitmacht, wenn es sich um ein Kostendach / Fixpreis handelt. Umso interessierter verfolgte er die Fachsession zu agiler SW-Beschaffung. Unten folgt die Zusammenfassung und die Replik des Geschäftsmannes ganz am Schluss dieses Blog-Posts.

Variante a.) Ausschreibung gemäss funktionaler Ausschreibung und Dialog

Hier scheint sich gemäss dem Referat die Möglichkeit zum Einsatz des neuen Ausschreibungsmodus namens Funktionale Ausschreibung & Dialog aufzudrängen. Da wird nach neuen Lösungen, Lösungswegen oder Vorgehensweisen gesucht. Es wurde ein Beispiel eines Projektes gezeigt, welches im Vorfeld mit einer “klassischen” WTO-Ausschreibung aufgrund der Komplexität gescheitert war. Danach wählte man das neue Verfahren mit folgenden Schritten:

  1. Feb         Funktionale Ausschreibung (14 Einreicher)
  2. Apr         Präqualifikation (3 Verbliebene) (Kriterium unter anderem auch Referenzen)
  3. Apr         Dialogvereinbarung
  4. Mai        Frage / Antowrtkat
  5. Mai/Juni     3 Dialogrunden (Vergütet mit 30K pro Partner)
  6. Juni         Schlussofferte
  7. Juli         Zuschlag (Kriterium Preis 20%)

Fazit: Dialog ist nur was für Profis (500% FTE), Erfolgsfaktoren: Internes Projektmangement durch Vergabestelle ist Muss (nicht BBL), Klare Regieanweisungen, Vergütung Offerten, klare Regelung der Urheberrechte.

  • Zitate – LB: “Ich wähle nicht nur eine Lösung sondern einen Partner!”
  • Zitate – LE: “Ich steige als Pilot in einen Jumbo aber ich weiss nicht wo ich lande, am Ende des Dialoges aber dann schon!”

Variante b.) Auswahl eines “Technologie-Partners” : Grundsätze der neuen Ausschreibung (Bruno Schafer)

Rahmen:

  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
  • Flexibilität nach der Zuschlagserteilung
  • Keine Bewertung von Personen
  • Ergebnisorientierung beim Lieferanten
  • Nach Ablauf der Ausschreibung Lieferantenwechsel möglich

Kriterien der Ausschreibung:

  • Eignungskriterien (die üblichen)
  • Zuschlagskriterien
    • Unternehmensbezogene (Projvorgehenmodell, Weiterentwicklung der Ma, Managementsystem, Masterzertifizierung, sprich hat mind 1. Person so ein Zertifikat)
    • Rolllenbezogene (Projekterfahrung / Zertifizierung)
    • Arbeitsvolumen pro benötigter Hermes-Rolle mit 100% in den nächsten 5 Jahren (Wieviel Stunden braucht z.B der PL in den nächsten 5 Jahren, sprich wieviel schlägt der Offertsteller vor?)

Nach dem Zuschlag wurde ein Rahmenvertrag erstellt:

  • Vereinbarung mit projektbezogenen Einzelverträgen
  • Prozess der Leistungsvereinbarung ist geregelt (Wie kommt ein Einzelvertrag zu Standew und wie ist der Prozess dazu?)
  • Es wurde ein QS-System aufgebaut/definiert: Ampeln, Doku, Preis- Leistungsverhältnis
  • Wie wird das Projekt (vom Einzelvertrag) abgeschlossen und wie wird dies übergeben

Fazit: Mit dieser Ausschreibung ist man in der Lage nach dem Zuschlag flexible Aufträge (Einzelverträge) mit dem Technologie-Partner abzuschliessen! Beachte: Die Ausschreibung braucht Zeit, im konkreten Fall dauerte der ganze Ausschreibungsprozess 9 Monate (während der Ausschreibung ist man alles andere als agil)

In der anschliessenden Diskussion mit dem Plenum wurde von ca 95% der Anwesenden die Meinung abgegeben, dass Ausschreibungen Modus “Dialog” gut & möglich seien, beim “Konzept Wahl Technologie-Partner” waren es 90 %. Es wurden weitere Fragen gestellt, diese konnte der Geschäftsmann 2.0 aber nicht protokollieren. Anschliessend sollte in Diskussion mit Gruppen herauskristallisiert werden können was zu tun sei, damit die Softwarebeschaffung agiler gestaltet werden könnte. Dabei wurde z.B die Forderung abgegeben, dass ein “agiles Changemanagement” zu institutionalieren sei.

Replik des Geschäftsmannes:
Der Geschäftsmann beteillgte sich nicht an dieser Diskussion, er hörte einfach mal zu und notierte. Für den Geschäftsmann 2.0 ist die Sache aber ganz klar: Beide Konzepte – “Funktionale Beschaffung mit Dialog” wie auch die “Wahl des Technologiepartners” sind die ersten richtigen und wichtigen Schritte in die richtige Richtung bei der agilen, öffentlichen Beschaffung! Dies führt ja schlussendlich zur Möglichkeit, dass die öffentliche Hand Scrum-Teams für n-Sprints einkaufen kann, anstelle von fertigen Lösungen – oder es führt zum Einkauf der richtigen Lösung. Jetzt muss in der Verwaltung nur noch die “Kultur der Angst vor der Beschwerde” verschwinden. Es wird ebenfalls nötig sein, dass die Beschaffungskompetenz direkt beim Leistungsbezüger zunimmt und man nicht mehr durch irgendwelche “Beschaffungs-Technokraten” (fremd-) gesteuert wird! Und zu guter Letzt: Die Rolle der Rechtsdienste im Beschaffungsprozess wäre auch zu überdenken, wenn diese zuviel Gewicht bei der Gestaltung der Offertanfrage haben, dann kann die Gefahr bestehen, dass einerseits die beschaffende Stelle nicht das ausschreiben kann, was sie eigentlich haben will und andererseits werden die Lieferanten kaum Luft zum Atmen haben (nicht nur finanziell).

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0,
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Fachkonferenz IT-Beschaffung vom Dienstag 11.September 2012 an der UniS in Bern. Organisiert von /ch/open und Swiss ICT

Der Geschäftsmann 2.0 ist in der Wirtschaftsinformatik und in der Beratung tätig. Die öffentliche Hand ist dabei ein wichtiges Kundensegment für Ihn. Deswegen ging er an obige Fachkonferenz (Link zum Anlass) um sich in Sachen öffentliche Beschaffung weiterzubilden und um Herauszufinden, ob hier ebenfalls Tendenzen hin zum Social Business zu erkennen sind. Öffentliche Beschaffungen – der Geschäftsmann verwendet lieber den Term WTO-Ausschreibungen – sind sein täglich Brot und er konnte in der Vergangenheit einige solcher Offertverfahren für sich gewinnen J. Aber zugegebenermassen, es ist häufig ein Pain und häufig auch sehr viel Arbeit, so ein öffentliches Angebot auszuarbeiten und einzureichen. Es folgt eine Zusammenfassung einiger Referate des Tages:

Dr. Dominik Kuonen führte in die Thematik ein und spricht von einer Rechtszersplitterung und von einem Rechtsdschungel. Ziele/Grundprinzipien der öffentlichen Beschaffung seien Wirtschaftlichkeit, Gleichbehandlung, Transparenz und Wettbewerb. Die Ausschreibung, die Metriken und der Zuschlag wird öffentlich publiziert. Der Schwellenwert für die Bundesverwaltung liegt aktuell bei 230’000 CHF.

Es gibt 4 Verfahrensarten: Offenes Verfahren, Selektives Verfahren und unter dem Schwellenwert gibt es ein Einladungsverfahren und ein Freihändiges Verfahren. Dazu gibt es noch ein freihändiges Verfahren für Ausnahmefälle. Bei der letzten Ausschreibungsart wie auch überhalb des Schwellenwertes kann der Offertsteller Beschwerde einlegen (Nur, wer macht das schon, der Gmann kennt lediglich die IBM, die sich sowas wagt). Bei den “grossen” Verfahren ist die Mindestdurchlaufzeit von der Ausschreibung bis zum Zuschlag 60 Tage. [Anm: Der Geschäftsmann 2.0 hat aber die Erfahrung gemacht, dass es meistens 3-6 Monate geht (!) und der Ausschreiber verlangt im Pflichtenheft fast immer, dass man z.B das offerierte Personal 6 Monate (!) für einen allfälligen Zuschlag “reserviert”(!) ]

Hr. Kuonen geht auch auf die Kriterien ein, welche im Beschaffungsverfahren angewendet dürfen (Schranken).

  • Sie müssen auftragsspezifisch sein & keine Diskriminierung
  • Ein sachlicher Zusammenhang zur Beschaffung muss gegeben sein
  • Keine regional-, fiskal- und volkswirtschaftlich motivierte Kriterien (z.B Vergaben in die Romandie)
  • Technische Spezifikationen sind MUSS Kriterien
  • Es sollte nicht zu einschränkend sein (z.B. Ökolabels oder so)
  • Bezug auf bestimmte Produkte ist grundsätzlich nicht zulässig
  • Zulässig: Verlangen, das der Beschaffungsgegenstand in die Informatikumgebung der BVerw passt
  • Produktausschreibung
    • Nur zulässig, wenn diese Einschränkung wirklich gerechtfertigt ist (Keine Alternative vorhanden, Alternative ist unangemessen)
    • Wenn möglich: Händlerwettbewerb in offenem Verfahren

Seit 2010 gibt es eine neuen Ausschreibungsmodus namens Funktionale Ausschreibung & Dialog (Vor allem bei komplexen IT-Beschaffungen). Da wird nach neuen Lösungen, Lösungswegen oder Vorgehensweisen gesucht. Der Vorteil ist dass man den Beschaffungsgegenstand während dem Verfahren konkretisieren kann, der Nachteil ist der grosse Aufwand und die Offertsteller werden i.d.R. entschädigt. Deswegen werden weniger Anbieter angeschrieben à selektives Verfahren. Es sind mehrere Dialogrunden möglich. Am Schluss erwähnt Hr. Kuonen dass seit 2010 eine Lockerung stattfindet (funktionale Ausschreibung & Dialog), dass das revidierte GATT/WTO-Abkommen im April 2012 von der Schweiz unterschrieben worden ist und dass eine weitere Lockerung des engen Korsetts wünschenswert ist.

Peter Fischer als Chef des ISB (Als CIO der Bundesverwaltung) ging in seinem Referat ein, was speziell an IT-Beschaffungen in der BVerw ist. Er erwähnte dabei dass die IKT lediglich am Anfang der Industrialisierung und Standardisierung stehe. Erst bei den Supportprozessen des Unternehmens ist eine Standardisierung aktuell, da werden ERP-Systeme eingesetzt (Anm Gmann20: SAP). Herr Fischer geht darauf ein, dass man sich in einem Umfeld bewegt, welches einen langen Vorlauf benötigt (Anm Gmann 2.0: Die Vorbereitung der WTO-Ausschreibung braucht in der BVerw häufig 3-4 Monate oder länger) und während dem Prozess entstehen häufig neue Erkenntnisse, welche aber in die Ausschreibung nicht einfliessen (dürfen). Die Ausschreibung von Projekten mit agilen Entwicklungsverfahren ist eine “kleine” (Anm Gmann20: Witzbold!) Herausforderung, so Fischer. Er setzt sich dafür ein, dass die IKT-Strategie nicht über Beschaffungsverfahren festgelegt werden darf, auch die Entscheidung zwischen “make or buy” sollte nicht über ein öfftl. Beschaffungsverfahren erwirkt werden. Er schliesst mit den Anmerkungen u.A. dass bei der IT-Beschaffung in der BVerw nicht alles anders ist, dass nicht alle Beschaffungen sorgfältig vorbereitet sind und dass die Produkteauswahl häufig auch nicht gross sein kann.

Marc Steiner als Richter des Bundesverwaltungsgerichts beleuchtet die öfftl. Beschaffung aus Optik der Rechtsprechung. “Der Referent äussert seine persönliche Meinung” 😉 . “Ist in der öffentlichen Beschaffung etwas faul, dann ist im Wettbewerb häufig etwas faul” startet der Bundesverwaltungsrichter. Er stellt fest, dass nicht der Richter zur “obersten Vergabestelle” erkoren werden darf. Beim Personalverleih ist zu prüfen, ob eine Personalverleih-Ausschreibung nicht eine IT-Dienstleistungsbeschaffung umgeht. Weiter spricht Hr. Steiner über diverse Fälle, wie z.B. über die Microsoft-Vergabe im 2009 (B-3402/2009) und darüber, wer eigentlich in diesem Fall überhaupt berechtigt war, Beschwerde einzulegen (Nur Microsoft Partner waren berechtigt, aber nicht die Anbieter von OSS-Software). Zu freihändigen Verfahren sagt Steiner “Ich darf nicht antizipieren, ich bekäme nichts Besseres/Günstigeres darum verzichte ich auf den Wettbewerb”. Am Schluss macht Hr. Steiner noch ein interessantes Statement: Die Vergabestelle darf eine grosse Ausschreibung in Lose aufteilen und all diese Lose nicht nur einem Anbieter vergeben (Sprich: Zwang zur Vergabe an mehrere (Teil-) Anbieter)! Sehr interessant.

Nach der Pause startete Frau Erika Bachmann vom Sozialdepartement der Stadt Zürich mit einem Referat zur “IT-Beschaffung mit Submission. Frau Bachmann erzählt über Ihre Erfahrungen bei der Beschaffung einer ERP-Lösung für das Sozialdepartement. Die Abwicklung des Verfahrens wurde in Phasen abgewickelt mit jeweiligen Deadlines im Prozess (Anm: Auch “Milestones” genannt). Das Resultat war ein Rahmenvertrag für die Umsetzung der Lösung mit verschiedensten Lieferanten. Die Deadlines waren “Pflichtenheft erstellt”, “Auf Simap veröffentlicht”, “Offerteingang” und “Präsentation” und das für alle Lose simultan auf der Zeitachse. Auch Frau Bachmann erwähnt das Spannungsfeld Pflichtenheft vs. Eignungskriterien (Leistung/Inhalt – Kosten – Termine/Zeit – Qualität – Akzeptanz – Nutzen). Sie empfiehlt stark bei der Ausschreibung von so grossen Vorhaben auf folgende Punkte zu achten:

  • Die Choreografie der Veranstaltungen ist sicherzustellen
  • Den gleichen Ablauf für alle Anbietenden
  • Die Moderation sei entscheidend
  • Die Fragerunde ist bereits vor den eingegangenen Fragen vorzubereiten

Als Lessons Learned empfahl Frau Bachmann zum Schluss die vorgängige Erstellung einer Risikoanalyse für die Durchführung so eines Ausschreibungs-Vorhabens.

Prof. Dr. Thomas Myrach betrachtete den TCO bei IT-Beschaffungen, sprich die “Betrachtung von Kosten und Nutzen durch IT”. Mit einer Präsentation, die er scheinbar ebenfalls für Studenten nutzt erklärte er gestandenen Geschäftsleuten, dass der Nutzen der IT grösser sein sollte als die Kosten. Dabei erwähnt er speziell dass bei der TCO Betrachtung häufig lediglich die Kosten für die IT-Bereitstellung (budgetwirksam) angeschaut werden, die Kosten durch die IT-Nutzung der Anwender (nicht budgetwirksam) jedoch ausgeblendet werden! Deswegen ist eine ganzheitliche Erfassung der Kosten wichtig: Hr. Myrach referenzierte dabei das Konzept der Gartner-Group. Er wies auch auf die Gefahr hin, dass sich die Kostenstruktur von den direkten Kosten hin zu den indirekten Kosten verschieben kann (Achtung vor der quasi “Kostenverschleierung”) und er warnte auch vor der Reduzierung der Sicht auf eine reine $-Betrachtung . Am Schluss verglich Prof. Myrach die +/- von FOSS zu Microsoft anhand eines “TCO-Rasters”. Der Kontext-Bezug zur öffentlichen Beschaffung war ansonsten leider nicht sehr gross.

Fazit des Geschäftsmannes 2.0 zum Vormittag der Fachkonferenz IT-Beschaffung: Es war alles in Allem ein guter Kongressvormittag, auch wenn die Themen eher “1.0” waren (Es hatte ja viele Legals unter den Rednern, siehe hier die Meinung vom Gmann 2.0 dazu). Umso mehr freut er sich auf die Fachsession des Nachmittags mit dem Thema “Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung“. Das ist dann schon eher ein”2.0er” Thema, beinhaltet doch agile Software-Entwicklung einige Paradigmen des Social Business, wie z.B “alle Macht dem SW-Entwicklungsteam“!

Zum Schluss noch drei Anmerkungen des Geschäftsmannes:

  1. Er wünscht sich in Zukunft auch so einen Anlass zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Verwaltung (AGB). Denn er findet, dass die Anwälte die Verwaltung als Leistungsbezüger zu stark schützen und zuwenig in die Pflicht nehmen!
  2. Er gratuliert den Organisatoren /ch/open, dem ISB, der SIK, der Swiss-ICT und der mimacom zum gelungenen Weiterbildungs-Anlass!
  3. Öffnet doch bitte das nächste Mal das WLAN für die Konferenzteilnehmer, vorallem wenn im Hörsaal weitgehend lediglich Edge verfügbar ist.

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0, Pavel “Palo” Stacho

Fachkonferenz IT-Beschaffung vom Dienstag 11.September 2012 an der UniS in Bern. Organisiert von /ch/open und Swiss ICT

Der Geschäftsmann 2.0 ist in der Wirtschaftsinformatik und in der Beratung tätig. Die öffentliche Hand ist dabei ein wichtiges Kundensegment für Ihn. Deswegen ging er an obige Fachkonferenz (Link zum Anlass) um sich in Sachen öffentliche Beschaffung weiterzubilden und um Herauszufinden, ob hier ebenfalls Tendenzen hin zum Social Business zu erkennen sind. Öffentliche Beschaffungen – der Geschäftsmann verwendet lieber den Term WTO-Ausschreibungen – sind sein täglich Brot und er konnte in der Vergangenheit einige solcher Offertverfahren für sich gewinnen J. Aber zugegebenermassen, es ist häufig ein Pain und häufig auch sehr viel Arbeit, so ein öffentliches Angebot auszuarbeiten und einzureichen. Es folgt eine Zusammenfassung einiger Referate des Tages:

Dr. Dominik Kuonen führte in die Thematik ein und spricht von einer Rechtszersplitterung und von einem Rechtsdschungel. Ziele/Grundprinzipien der öffentlichen Beschaffung seien Wirtschaftlichkeit, Gleichbehandlung, Transparenz und Wettbewerb. Die Ausschreibung, die Metriken und der Zuschlag wird öffentlich publiziert. Der Schwellenwert für die Bundesverwaltung liegt aktuell bei 230’000 CHF.

Es gibt 4 Verfahrensarten: Offenes Verfahren, Selektives Verfahren und unter dem Schwellenwert gibt es ein Einladungsverfahren und ein Freihändiges Verfahren. Dazu gibt es noch ein freihändiges Verfahren für Ausnahmefälle. Bei der letzten Ausschreibungsart wie auch überhalb des Schwellenwertes kann der Offertsteller Beschwerde einlegen (Nur, wer macht das schon, der Gmann kennt lediglich die IBM, die sich sowas wagt). Bei den “grossen” Verfahren ist die Mindestdurchlaufzeit von der Ausschreibung bis zum Zuschlag 60 Tage. [Anm: Der Geschäftsmann 2.0 hat aber die Erfahrung gemacht, dass es meistens 3-6 Monate geht (!) und der Ausschreiber verlangt im Pflichtenheft fast immer, dass man z.B das offerierte Personal 6 Monate (!) für einen allfälligen Zuschlag “reserviert”(!) ]

Hr. Kuonen geht auch auf die Kriterien ein, welche im Beschaffungsverfahren angewendet dürfen (Schranken).

  • Sie müssen auftragsspezifisch sein & keine Diskriminierung
  • Ein sachlicher Zusammenhang zur Beschaffung muss gegeben sein
  • Keine regional-, fiskal- und volkswirtschaftlich motivierte Kriterien (z.B Vergaben in die Romandie)
  • Technische Spezifikationen sind MUSS Kriterien
  • Es sollte nicht zu einschränkend sein (z.B. Ökolabels oder so)
  • Bezug auf bestimmte Produkte ist grundsätzlich nicht zulässig
  • Zulässig: Verlangen, das der Beschaffungsgegenstand in die Informatikumgebung der BVerw passt
  • Produktausschreibung
    • Nur zulässig, wenn diese Einschränkung wirklich gerechtfertigt ist (Keine Alternative vorhanden, Alternative ist unangemessen)
    • Wenn möglich: Händlerwettbewerb in offenem Verfahren

Seit 2010 gibt es eine neuen Ausschreibungsmodus namens Funktionale Ausschreibung & Dialog (Vor allem bei komplexen IT-Beschaffungen). Da wird nach neuen Lösungen, Lösungswegen oder Vorgehensweisen gesucht. Der Vorteil ist dass man den Beschaffungsgegenstand während dem Verfahren konkretisieren kann, der Nachteil ist der grosse Aufwand und die Offertsteller werden i.d.R. entschädigt. Deswegen werden weniger Anbieter angeschrieben à selektives Verfahren. Es sind mehrere Dialogrunden möglich. Am Schluss erwähnt Hr. Kuonen dass seit 2010 eine Lockerung stattfindet (funktionale Ausschreibung & Dialog), dass das revidierte GATT/WTO-Abkommen im April 2012 von der Schweiz unterschrieben worden ist und dass eine weitere Lockerung des engen Korsetts wünschenswert ist.

Peter Fischer als Chef des ISB (Als CIO der Bundesverwaltung) ging in seinem Referat ein, was speziell an IT-Beschaffungen in der BVerw ist. Er erwähnte dabei dass die IKT lediglich am Anfang der Industrialisierung und Standardisierung stehe. Erst bei den Supportprozessen des Unternehmens ist eine Standardisierung aktuell, da werden ERP-Systeme eingesetzt (Anm Gmann20: SAP). Herr Fischer geht darauf ein, dass man sich in einem Umfeld bewegt, welches einen langen Vorlauf benötigt (Anm Gmann 2.0: Die Vorbereitung der WTO-Ausschreibung braucht in der BVerw häufig 3-4 Monate oder länger) und während dem Prozess entstehen häufig neue Erkenntnisse, welche aber in die Ausschreibung nicht einfliessen (dürfen). Die Ausschreibung von Projekten mit agilen Entwicklungsverfahren ist eine “kleine” (Anm Gmann20: Witzbold!) Herausforderung, so Fischer. Er setzt sich dafür ein, dass die IKT-Strategie nicht über Beschaffungsverfahren festgelegt werden darf, auch die Entscheidung zwischen “make or buy” sollte nicht über ein öfftl. Beschaffungsverfahren erwirkt werden. Er schliesst mit den Anmerkungen u.A. dass bei der IT-Beschaffung in der BVerw nicht alles anders ist, dass nicht alle Beschaffungen sorgfältig vorbereitet sind und dass die Produkteauswahl häufig auch nicht gross sein kann.

Marc Steiner als Richter des Bundesverwaltungsgerichts beleuchtet die öfftl. Beschaffung aus Optik der Rechtsprechung. “Der Referent äussert seine persönliche Meinung” 😉 . “Ist in der öffentlichen Beschaffung etwas faul, dann ist im Wettbewerb häufig etwas faul” startet der Bundesverwaltungsrichter. Er stellt fest, dass nicht der Richter zur “obersten Vergabestelle” erkoren werden darf. Beim Personalverleih ist zu prüfen, ob eine Personalverleih-Ausschreibung nicht eine IT-Dienstleistungsbeschaffung umgeht. Weiter spricht Hr. Steiner über diverse Fälle, wie z.B. über die Microsoft-Vergabe im 2009 (B-3402/2009) und darüber, wer eigentlich in diesem Fall überhaupt berechtigt war, Beschwerde einzulegen (Nur Microsoft Partner waren berechtigt, aber nicht die Anbieter von OSS-Software). Zu freihändigen Verfahren sagt Steiner “Ich darf nicht antizipieren, ich bekäme nichts Besseres/Günstigeres darum verzichte ich auf den Wettbewerb”. Am Schluss macht Hr. Steiner noch ein interessantes Statement: Die Vergabestelle darf eine grosse Ausschreibung in Lose aufteilen und all diese Lose nicht nur einem Anbieter vergeben (Sprich: Zwang zur Vergabe an mehrere (Teil-) Anbieter)! Sehr interessant.

Nach der Pause startete Frau Erika Bachmann vom Sozialdepartement der Stadt Zürich mit einem Referat zur “IT-Beschaffung mit Submission. Frau Bachmann erzählt über Ihre Erfahrungen bei der Beschaffung einer ERP-Lösung für das Sozialdepartement. Die Abwicklung des Verfahrens wurde in Phasen abgewickelt mit jeweiligen Deadlines im Prozess (Anm: Auch “Milestones” genannt). Das Resultat war ein Rahmenvertrag für die Umsetzung der Lösung mit verschiedensten Lieferanten. Die Deadlines waren “Pflichtenheft erstellt”, “Auf Simap veröffentlicht”, “Offerteingang” und “Präsentation” und das für alle Lose simultan auf der Zeitachse. Auch Frau Bachmann erwähnt das Spannungsfeld Pflichtenheft vs. Eignungskriterien (Leistung/Inhalt – Kosten – Termine/Zeit – Qualität – Akzeptanz – Nutzen). Sie empfiehlt stark bei der Ausschreibung von so grossen Vorhaben auf folgende Punkte zu achten:

  • Die Choreografie der Veranstaltungen ist sicherzustellen
  • Den gleichen Ablauf für alle Anbietenden
  • Die Moderation sei entscheidend
  • Die Fragerunde ist bereits vor den eingegangenen Fragen vorzubereiten

Als Lessons Learned empfahl Frau Bachmann zum Schluss die vorgängige Erstellung einer Risikoanalyse für die Durchführung so eines Ausschreibungs-Vorhabens.

Prof. Dr. Thomas Myrach betrachtete den TCO bei IT-Beschaffungen, sprich die “Betrachtung von Kosten und Nutzen durch IT”. Mit einer Präsentation, die er scheinbar ebenfalls für Studenten nutzt erklärte er gestandenen Geschäftsleuten, dass der Nutzen der IT grösser sein sollte als die Kosten. Dabei erwähnt er speziell dass bei der TCO Betrachtung häufig lediglich die Kosten für die IT-Bereitstellung (budgetwirksam) angeschaut werden, die Kosten durch die IT-Nutzung der Anwender (nicht budgetwirksam) jedoch ausgeblendet werden! Deswegen ist eine ganzheitliche Erfassung der Kosten wichtig: Hr. Myrach referenzierte dabei das Konzept der Gartner-Group. Er wies auch auf die Gefahr hin, dass sich die Kostenstruktur von den direkten Kosten hin zu den indirekten Kosten verschieben kann (Achtung vor der quasi “Kostenverschleierung”) und er warnte auch vor der Reduzierung der Sicht auf eine reine $-Betrachtung . Am Schluss verglich Prof. Myrach die +/- von FOSS zu Microsoft anhand eines “TCO-Rasters”. Der Kontext-Bezug zur öffentlichen Beschaffung war ansonsten leider nicht sehr gross.

Fazit des Geschäftsmannes 2.0 zum Vormittag der Fachkonferenz IT-Beschaffung: Es war alles in Allem ein guter Kongressvormittag, auch wenn die Themen eher “1.0” waren (Es hatte ja viele Legals unter den Rednern, siehe hier die Meinung vom Gmann 2.0 dazu). Umso mehr freut er sich auf die Fachsession des Nachmittags mit dem Thema “Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung“. Das ist dann schon eher ein”2.0er” Thema, beinhaltet doch agile Software-Entwicklung einige Paradigmen des Social Business, wie z.B “alle Macht dem SW-Entwicklungsteam“!

Zum Schluss noch drei Anmerkungen des Geschäftsmannes:

  1. Er wünscht sich in Zukunft auch so einen Anlass zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Verwaltung (AGB). Denn er findet, dass die Anwälte die Verwaltung als Leistungsbezüger zu stark schützen und zuwenig in die Pflicht nehmen!
  2. Er gratuliert den Organisatoren /ch/open, dem ISB, der SIK, der Swiss-ICT und der mimacom zum gelungenen Weiterbildungs-Anlass!
  3. Öffnet doch bitte das nächste Mal das WLAN für die Konferenzteilnehmer, vorallem wenn im Hörsaal weitgehend lediglich Edge verfügbar ist.

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0, Pavel “Palo” Stacho