Der Hermes 5 Projektmanagementplan auf einen Blick (H5-PMP)

Dieser Blogpost ist für Projekt-Profis relevant:

Der PMP in Hermes 5 vereint die frühere Hermes Dokumente PHB/PPL, hier die Kapitelgliederung auf einen Blick:

  1. Projektbeschreibung
  2. Szenario mit Phasen und Meilensteinen
  3. Organisation
  4. Projektergebnisstrukturplan
  5. Szenario (inkl. P-Strukt.plan, P-Phasen, Rollen, Ergebnisse, Abhängigkeiten)
  6. Prüfplan
  7. Terminplan
  8. Kostenplan
  9. Ressourcenplan
  10. Beschaffungsplan
  11. Kommunikation (Berichtswesen, Reporting, Kommunikationsplanung)
  12. Vorgaben, Methoden und Werkzeuge
  13. Anhang
    • Qualitätssicherung
    • Risikomanagement
    • Dokumentenmanagement
    • Dokumentenablage
    • Namenskonventionen
    • Versionen von Dokumenten

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Mehr zu Hermes 5 

SCRUM prüfen für Vorgesetzte – 10 Checkfragen für agile Projekte (Auch für Hermes 5 Projekte)

Als Abschluss zum Thema Projektmanagement hat der Geschäftsmann 2.0 mal den Kopf schräg gehalten und hat sich überlegt, womit bzw. wie man als Sponsor / Führungskraft / Projektauftraggeber ein agiles Projekt checken oder kontrollieren könnte. Dabei ist Ihm folgendes eingefallen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  1. Das Produkt hat keine Soll- / Nice-to-have Features sondern nur Must-Funktionalität (Fehlende Streichkandidaten)
  2. Eine schwache oder fehlende Definition of Done
  3. Fehlendes Burndown-Chart
  4. Das Resultat des Sprints sind Produkte ohne Mehrwert für das Business (‚Wir bauen noch an der Infrastruktur‘)
  5. Ablieferung von nicht ausführbaren/exekutierbaren Artefakten (Programme, welche im CI eingecheckt sind, funktionieren nicht ohne Weiteres – Checkfrage: Zeig doch mal am Bildschirm, was du heute/zuletzt eingecchekt hast)
  6. Der Produktowner wurde im aktuellen Sprint noch nicht gesehen
  7. Die funktionale Beschreibung der Soll – Lösung ist zu grob (Alle User Stories sind immer noch Epics)
  8. Im SCRUM-Team findet man niemand, welcher testet und dies teamintern abnimmt
  9. Das Daily-Scrum (Daily stand up) Meeting findet lediglich unregelmässig statt oder es sind nicht alle Team-Mitglieder zugegen.
  10. Die Sprints dauern immer verschieden lange (Wie will man so die Sprint-Velocity vorhersagen können?) und man kann Ihnen kein Protokoll der Sprint-Retrospektive vorlegen.
  11. Was habe ich sonst noch vergessen? Sagt es mir (aus Optik Führungskraft/Sponsor) – Der Geschäftsmann 2.0 freut sich auf Euer Feedback!

Mehr Lesenswertes vom Gmann 2.0 zu Hermes 5 

Wehr mehr über Fehler bei Scrumprojekten erfahren möchte siehe hier

Gefährdet Hermes 5 die öffentliche Hand auf Ihrem Weg zur Verwaltung 2.0?

In der Verwaltung  funktioniert SCRUM nicht Palo, zumindest nicht für ganze Projekte. Ich hatte letzthin ein ‘agiles’ Vorhaben zu verantworten, bei welchem aus einem Dutzend geplanten Sprints über 40 wurden!“ (Zitat einer Führungskraft im öffentlichen Dienst)*

So etwas ist in der Tat ein Albtraum  – die Ohnmacht des Managers, die Hilflosigkeit und die ständige Frage „Hört denn das nie auf, dieses Projekt?“  gehören sicher zu den Kehrseiten des Managerlebens, über welche die Presse in der Regel nicht so viel zu schreiben weiss. Klar –  als Journalist ist man bei Verrichtung seiner Tätigkeit eine Einzelmaske und dazu noch vogelfrei, da liegt es auf der Hand, wenn man nichts von Führungsverantwortung kennt und dazu nichts zu schreiben weiss.

Doch zurück zur Sache: Das Zitat am Anfang des Textes widerspiegelt die Befürchtungen vieler, wenn gar nicht der meisten Vorgesetzten, welche mit der Entscheidung konfrontiert sind, ob diese ein Projekt mit agilen Methoden (allem voran mit SCRUM) oder mit „klassischem“ Projektmanagement durchführen wollen.  Diejenigen Organisationen -insbesondere die Verwaltungseinheiten des Bundes und der Kantone – welche das Projektmanagementmodell Hermes 5 anwenden, müssen sich diese Frage gar nicht stellen, denn in H5 ist Scrum / Agile Methoden lediglich in der Realisierungsphase vorgesehen – Leider.

„Schnell was machen und dann am Markt austesten“ – das gibt es bei H5 nicht. Und der Geschäftsmann 2.0 bedauert das zutiefst. Warum? Weil „lean“ & „agile“ zwei elementare Eigenschaften der digitalen Revolution und des Social Business sind. Darum! Und dieses Blog dreht sich ja hauptsächlich um die ZwoNull (2.0).  Klar, Hermes 5 ist „leaner“ geworden, das ist unbestritten.  Und es gibt Projekte, welche sich nicht für eine schlanke Abwicklung eignen, auch das ist klar. Auch wird die öffentliche Hand mit der Anwendung von agilen Projektabwicklungsmodellen nicht plötzlich eine „Agile Verwaltung 2.0“. Dafür braucht es schon mehr.

Nichts desto trotz wird in der Wirtschaft in den nächsten Jahren oder gar Jahrzehnten „Lean“ das Schlagwort sein und bleiben. Die Harvard Business Review (HBR) nannte letzthin, das Lean Startup Modell als „A New Strategy for the 21st Century Corporation“. Der Geschäftsmann 2.0 sieht das genau so und nicht erst seit er dieses Zitat in der HBR gelesen hat. Und er wünscht sich als Bürger, dass ebenfalls die öffentliche Hand agiler wird.

Langer Rede kurzer Sinn: Auf die Veränderungsprozesse bei der öffentlichen Hand hat Hermes 5 und Ihre fehlende Möglichkeit, ganze Projekte nach agilem Vorbild umzusetzen, wenig Impact. Da haben Communities, welche öffentlich Druck machen viel mehr Kraft! – Trotzdem hätte der Geschäftsmann 2.0 Freude, wenn man auch bei der Verwaltung “Schnell etwas machen könnte” 😉

Mehr Lesenswertes vom Gmann 2.0 zu Hermes 5 

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0

*Anmerkung zu den “40 Sprints”: Der Geschäftsmann wartet noch auf die Diskussion mit dieser Führungskraft um zu erklären, dass wohl in diesem Fall der Fehler mit grösster Wahrscheinlichkeit nicht bei der Agilen Methode lag sondern wie so oft bei Projekten der Öffentlichen Hand seinen Ursprung viel früher hatte. Zwei Stichwörter: Ungenügende Businessanalyse oder mangelhaftes Pflichtenheft bei Vergabe (Das reicht jetzt aber, wenn schon widmet der Geschäftsmann 2.0 diesem Thema einen Post)

Hermes 5 hat viele Neuerungen, welche ist die Beste? – Der Projektinitialisierungsauftrag!

Dieser Blogpost ist für Projekt-Profis relevant:
h5-dokument_des_jahres

 

Der Geschäftsmann 2.0 hat sich mal Gedanken dazu gemacht, welches nun die ‚beste Neuerung‘ an Hermes 5 ist. Da brauchte er nicht lange zu überlegen: Für Ihn ist es der  Projektinitialisierungsauftrag (Liste der Vorlagen hier). Der Inhalt an sich ist nichts Neues, im Dokument sind die Ausgangslage, Ziele, Rahmenbedingungen und Sachmittel zu beschreiben.

hermes5_resultate_projektinitialisierungsauftragWeiter sind die Lieferobjekte der Projektinitialisierung drin zu terminieren (Liste der Stakeholder, Studie, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse, Entscheid zur Variantenwahl inkl Checkliste, Projektmanagementplan, Projektauftrag , Entscheid Projektauftrag inkl Checkliste Projektfreigabe).

Doch warum findet der Geschäftsmann, dass dies DIE Neuerung im H5 ist? Weil dadurch das Projekt in zwei Teilvorhaben (wenn nicht noch mehr) unterteilt wird und so dem Auftraggeber eine echte „Sollbruchstelle“ geboten wird, ein Projekt frühzeitig zu beenden:

Haben Sie den Mut, ein Projekt abzubrechen! – Sie wissen meistens früh, ob’s gut kommt oder nicht…. …deswegen.

 

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0

Mehr zu Hermes 5 

Verwenden von Hermes 5 Standardszenarien – Arbeiten mit Hermes-Online am Beispiel eines agilen IT-Entwicklungsprojekts (Teil 7)

Die Verwendung von Hermes-Online und deren vorhandenen Standardszenarien anhand des Beispiels des Szenario “IT-Entwicklung agil”.  Dieser Beitrag befasst sich mit der Webplattform www.hermes.admin.ch und ist vorallem für Projektmanagementprofis und Hermes-Spezialisten und -Interessierte gedacht.

Und tschüss... ...PC Programm Hermes Poweruser wird nicht mehr unterstützt
Und Tschüss… …PC Programm Hermes Poweruser wird nicht mehr unterstützt

Der Geschäftsmann 2.0 hat sich mal die Funktionalität und die Anpassbarkeit von Hermes online angeschaut. Denn das alte “Hermes – Poweruser”, welches man früher auf dem PC installiert hat, wird wohl nicht mehr unterstützt. Deswegen hat der Gmann sich mal so ein Testprojekt für sich angelegt. Für diejenigen, welche die Zeit nicht haben, so etwas durchzuspielen hat der Geschäftsmann nachfolgend die wichtigsten Printscreens beim Anlegen so eines Beispielprojektes eingebettet.

 

Erster Schritt: Auf Hermes Online entsprechendes Szenario auswählen:
http://www.hermes.admin.ch/anwenderloesung/szenarien-overview.xhtml

Hermes Online Rubrik "Anwenden" - Wir probieren mal "IT-Entwicklung Agil" aus. Siehe folgende Printscreens
Hermes Online Rubrik “Anwenden” – Wir probieren mal “IT-Entwicklung Agil” aus. Siehe folgende Printscreens

 

Optionaler Folgeschritt: Szenario anpassen
Hier kann man das Projekt vor dem Download “Customizen” oder personalisieren. Einerseits kann man Projektdaten eingeben, welche dann in allen Dokumenten und Vorlagen bereits eingebettet sind und zusätzliche, sogar eigene Elemente hinzufügen.

Wenn man vorgängig bei den Szenarien  den Button "Szenario anpassen" geklickt hat, kann man das Projekt Customizen
Wenn man vorgängig bei den Szenarien den Button “Szenario anpassen” geklickt hat, kann man das Projekt Customizen

Printscreen Unten: Elementeauswahl (Nur verfügbar wenn “Szenario anpassen” gewählt wurde.

Folgeschritt bei der "Szenario-Anpassung": Auswahl der Standardelemente des Szenario. Auf dem Folgebildschirm kann man sogar noch eigene Elemente ins Szenario einbinden (kein Printscreen).
Folgeschritt bei der “Szenario-Anpassung”: Auswahl der Standardelemente des Szenario. Auf dem Folgebildschirm kann man sogar noch eigene Elemente ins Szenario einbinden (kein Printscreen).

 

Folgeschritt: Sprach und Bestandteileauswahl vor dem Download

Vor dem Download des Standardszenario: Sprach- und Bestandteileauswahl
Vor dem Download des Standardszenario: Sprach- und Bestandteileauswahl

 

Am Schluss wird das Zip-File generiert (Printscreen unten). Dieses kann nach wenigen Sekunden im Browser runtergeladen werden. Die Grösse variiert zwischen 2-4 Megabytes und beinhaltet alle nötigen Dokumnente und Vorlagen.

Vor dem Download des Standard Szenario Hermes 5: Das Zip-File wird generiert
Vor dem Download des Standard Szenario Hermes 5: Das Zip-File wird generiert

 

Nach dem Download: Struktur des Hermes 5 Zipfiles (Printscreen unten) mit dem Standard-Szenario. Der Inhalt des Zip-Files mit Hunderten von Files und Vorlagen und Guidelines, welche nach dem Download extrahiert werden müssen und in ein separates Verzeichnis abgelegt werden können. Da der Extrakt mit einem index.html File daher kommt, lassen sich die Dokumente auch auf einem Web-Server ablegen!

Struktur des downgeloadeten Hermes-Zipfiles: Beachte start_de.html - Alle Inhalte können gebrowsed werden. Gut!
Struktur des downgeloadeten Hermes-Zipfiles: Beachte start_de.html – Alle Inhalte können gebrowsed werden. Gut!

 

Die persönliche Hermes 5 – Projekthomepage:
Bei Doppelklick auf das asu dem Zip-File entpackte index.html zeigt die persönliche Projekthomepage. Hier die Hauptseite des Beispielprojektes des Geschäftsmannes 2.0 mit entsprechender Personalisierung. Beachte die Seitennavigation und die Elemente gegliedert nach Projektphase und Modul.

Im Browser aufgerufenes Index.html des extrahierten Hermes 5 Zip-Files
Im Browser aufgerufenes Index.html des extrahierten Hermes 5 Zip-Files
Modul Entwicklung Agil: Nicht gerade berauschende Anzahl von Aufgaben/Elementen. Phase Initialisierung ist leer.
Runtergescrollt: Der Teil IT-Entwicklung Agil dieses index.html: Nicht gerade berauschende Anzahl von Aufgaben/Elementen. Phase Initialisierung ist leer.

 

Die tiefste Ebene auf der persönlichen Hermes 5 Projekthomepage. Am Beispiel unten der Aufgabe “Sprints durchführen” wird die unterste Navigationsebene gezeigt. Hier sieht man die Aufgaben und die beteiligten Rollen / Aktivitäten / Beziehungen

Tiefste Navigationsstufe am Beispiel Detailaufgabe "Sprint durchführen"
Tiefste Navigationsstufe am Beispiel Detailaufgabe “Sprint durchführen”

 

Im Download mitgelieferte Vorlagen (Auszug). Im untenstehenden Printscreen sieht man die Vorlagen, welche nach dem Generieren im zip-File mitgeliefert wurden. Jede Vorlage kann man anklicken und dann steht das Dokument zum Editieren zur Verfügung. Weiter unten schauen wir uns kurz den Projektmanagementplan und das Dokument Prototypendokumentation an.

Auszug aus den mitgenerierten Vorlagen, welche nach dem Download des Hermes 5 Zip-Files zur Verfügung stehen.
Auszug aus den mitgenerierten Vorlagen, welche nach dem Download des Hermes 5 Zip-Files zur Verfügung stehen.

 

Vorlage Projektmanagementplan. Nachfolgend kurz ein Printscreen der Seite 1, des Inhaltsverzeichnisses und eines interessanten Teils des Dokuments, nämlich der Risiko-Matrix

Printscreen aus Vorlage  "PROJEKTMANAGEMENTPLAN"
Printscreen aus Vorlage “PROJEKTMANAGEMENTPLAN”
Inhaltsverzeichnis des neuen Hermes 5 Lieferobjektes - Projektmanagementplan
Inhaltsverzeichnis des neuen Hermes 5 Lieferobjektes – Projektmanagementplan
Auszug Projektmanagementplan Hermes 5: Risikomatrix
Auszug Projektmanagementplan Hermes 5: Risikomatrix

 

Vorlage Prototypendokumentation. Nachfolgend zu guter Letzt ein Printscreen des Dokuments “Prototypendokumentation”. Nur damit man ein zweites Dokument zum Vergleich hat:

Erste Seite Dokument Protoypendokumentation
Erste Seite Dokument Protoypendokumentation

Für ganz Gwundrige:

So das war’s. Im nächsten Beitrag geht es noch kurz um die Würdigung des Moduls.
So Long, Euer Geschäftsmann 2.0

Beitragsserie Hermes 5:

  1. Einleitung und Anlass
  2. Eine kurze Übersicht für PM-Profis und Hermes-Kenner
  3. Anstelle Tailoring: Szenarien und Module
  4. Die Unterschiede von Hermes 5 zu Hermes 2003 – Grobübersicht
  5. Hermes 5 und agile Softwareentwicklung (SCRUM) – Ein Lösungsansatz
  6. Wie geht es weiter mit Hermes 5 (Juni 2013)
  7. Verwenden von Hermes 5 Standardszenarien –  Beispiel eines agilen IT Projekts
  8. Kurzübersicht & Würdigung Hermes 5 Standardszenario “IT Entwicklung Agil”

Hermes 5 – Wie geht es weiter? – Werden Projekte damit nun besser? (Teil 6)

Werden Projekte, welche mit Hermes 5 abgewickelt werden, erfolgreicher? Das ist schon möglich. Denn Hermes 5 ist eine evolutionäre und gute Weiterentwicklung von Hermes 2003. Und es gibt ein breiteres und professioneller aufgebautes Schulungsangebot. Und die Anwenderseite / Stammorganisation wird bei Hermes vermehrt in die Pflicht genommen, das ist sehr gut so! (Hier hat es aber ein rieesen ABER, siehe ganz unten)

Nun, wie weiter? Die heute noch fehlende Community wird sicher weiter aufgebaut. Die Plattform Hermes-Online wird in Zukunft sicher noch komplettiert. Es empfiehlt sich, an Kursen wieder die Schulbank zu drücken und ganz stark Interessierte können auch am Nationalen Hermes-Symposium in Bern teilnehmen….

… und man kann im Internet weiterstöbern: Nützliche Links / Ressourcen:

Grundlagenkurs: http://www.sml.zhaw.ch/de/management/zso/weiterbildung/weiterbildungskurse-wbk/hermes-kurse-uebersicht/hermes-5-grundlagen-und-zertifizierung-foundation.html

Schulung ZHAW zur Verwendung von Hermes in „Nicht IT-Projekten“: http://www.sml.zhaw.ch/de/management/zso/weiterbildung/weiterbildungskurse-wbk/hermes-kurse-uebersicht/hermes-5-anwendung-in-nicht-it-projekten.html

Schulung ZHAW Hermes-Vertiefungskurse http://www.sml.zhaw.ch/de/management/zso/weiterbildung/weiterbildungskurse-wbk/hermes-kurse-uebersicht/hermes-5-vertiefungskurse.html

Agiles Hermes: Leider kann der Geschäftsmann 2.0 keine weitergehenden Links anbieten, es hat im Web aus seiner Sicht keine weitergehende Information mit befriedigender Qualität zu diesem Thema!

Zu guter Letzt kommt noch das ‚ABER‘: Der Geschäftsmann hat ja noch ein „aber“ gehabt oben bei der Frage, ob nun Projekte, welche mit Hermes 5 abgewickelt werden, besser werden: Firmen aus der Privatwirtschaft profitieren sicher stark von dieser verbesserten Version der Projektmanagement-Methode. Oeffentliche Verwaltungen, insbesondere die allgemeine Bundesverwaltung werden weiterhin mehr Mühe haben, mit externen Dienstleistern erfolgreiche Projekte zu machen. Doch das liegt nicht an der Projektmethode sondern an den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes.  So wie diese AGBs aufgesetzt sind, sind sie nicht gesund für Projekte! Wieso? Weil man die

Alle Partner brauchen ausgeglichene Rechte & Pflichten. AGB BV verunmöglichen dies.
Alle Partner brauchen ausgeglichene Rechte & Pflichten. AGB BV verunmöglichen dies.

Seite des Bundes in den AGB zu stark „schützt“ und den Bund als Leistungsbezüger (Im Hermes Kontext ist das dann wohl häufig der „Anwender“ und/oder der „Betreiber“) viel zu wenig in die Pflicht nimmt. Erst wenn alle Projektpartner austarierte Rechte und Pflichten haben, erst dann hat der Projekterfolg eine saubere Basis. Und diese Basis ist bei Anwendung der AGB Bundesverwaltung nicht gegeben.

So, Long Euer Gmann 2.0

Beitragsserie Hermes 5:

  1. Einleitung und Anlass
  2. Eine kurze Übersicht für PM-Profis und Hermes-Kenner
  3. Anstelle Tailoring: Szenarien und Module
  4. Die Unterschiede von Hermes 5 zu Hermes 2003 – Grobübersicht
  5. Hermes 5 und agile Softwareentwicklung (SCRUM) – Ein Lösungsansatz
  6. Wie geht es weiter?

Auch wenn sich grosse Firmen immer noch sträuben: Hier ist ein weiteres Signal, dass Social-Media nicht verschwinden wird – Neuer Lehrgang zum Master „Online Marketing Management“.

Es gibt grosse Schweizer Institutionen, die sich nach wie vor mit Vehemenz gegen Social Media oder gegen die kollaborativen Web 2.0 Plattformen wehren. Heute ist es z.B. den Mitarbeitern einer Schweizer Grossbank nach wie vor nicht vergönnt, diese Plattformen zu verwenden:

  • Facebook – gesperrt,
  • Youtube – gesperrt,
  • Twitter –gesperrt,
  • Xing/LinkedIn – teilweise gesperrt.

Was soll das? Junge Mitarbeiter erwarten Zugriff auf Ihre Community-Tools, auch junge Banker! Hinter diesem Hintergrund erscheint das neue Angebot der FHNW zum Master Online Marketing Management doch ein bisschen befremdent, aber der Schule ist es ernst: Ab 2012 kann man dort lernen, wie man den Marketing-Mix um die Komponenten Social Media und Web 2.0 erweitert. Und sicher lernt man dabei noch viel mehr….