Zusammenarbeit 2.0 – Kollaborationswerkzeuge für verteilte Teams, Freelancer und Vereine

Die sogenannten Transaktionskosten der Zusammenarbeit nehmen massiv ab. Man muss heutzutage nicht mehr zwingend in einer Unternehmung (angestellt) sein um mit Arbeitskollegen oder Vereinskollegen zusammenzuarbeiten. Diese Werkzeuge helfen bei der Kollaboration. 

Web 2.0 mal praktisch (26) – Projektleitung,  Sitzungen, Kommunikation, gemeinsame Arbeit an Dokumenten (CoCreation) oder gar Brainstorming-Sitzungen sind heutzutage mit “Remote-Workern” möglich. Auch die vielen Vereine im Land können von diesen Werkzeuge profitieren, die Vereinsarbeit wird dadurch massiv vereinfacht!

Concept Board ermöglicht Remote Brainstormings und Kollaboration mit entfernten Mitarbeitern und Freelancern. Xmind macht es ähnlich
Kollaboratives Remotebrainstorming ist möglich dank Concept Board (siehe unten)

1. Project Management

AsanaBasecamp, Podio und Trello, sind die bekanntesten Projektwerkzeuge. Mit dieen können Aufgaben, Aktivitäten und Arbeitsfortschritte geplant, gewiesen und kontrolliert werden. Natürlich gibt es noch viele andere dort draussen, mit diesen haben wir aber schon gearbeitet und die kostenfreien Versionen sind echt gut. Wenn man wenig Geld ausgeben kann, dann bekommt man unglaublich starke Projekt-Kollaborationswerkzeuge wie zum Beispiel Jira von Altlassian.  Mehr zum Thema kann in diesem Forbes Artikel nachgelesen werden.

2. Conferences, Meetings und Kommunikation

Zoom ist das Zauberwort. Das ist eine der besten Apps der letzten Monate für Cloud-Meetings, egal ob via Iphone, Android, PC oder Mac. Klar gibt es die anderen Angebote von SkypeGoogle Hangouts, GoToMeeting, join.me oder WebEx.

3. CoCreation, Annotationen und Bearbeitung/Editing

Trotz aller Liebe für Dropbox:  Google Drive ist eine Superwaffe. Man kann gleichzeitig zusammen im gleichen Textdokument oder in der gleichen Präsentation arbeiten. Bemerkungen können im Dokument den Kollegen zugewiesen werden und diese können via Mail die Antworten schreiben, welche dann umgehend auch in den Dokumenten angezeigt werden. Wenn die Doks fertig sind, dann kann man diese immer noch nach MS-Word oder Powerpoint/Keynote exportieren, wenn man will. Weitere Google Komponenten:  Google Sheets , SlidesForms ist auch für Umfragen super geeignet!

4. Brainstorming, kreative Workshops

Ncihts ist kreativer als eine gemeinsame Session am Whiteboard oder am Flipchart. Oder eine kollektive Bastelstunde mit Schere und Kleber am Design-Tisch. Es gibt aber heutzutage Mittel, das auch virtuell nachzuahmen! Dabei ist der PC/Notebook den Tablets haushoch überlegen. Um mit entfernten Mitarbeitern Brainstormings etc zu machen, empfehlen sich Tools wie Conceptboard. Damit kann man mit einem “Shared Remote-Whiteboard” Ideen mit entfernten Mitarbeitern teilen und gleichzeitig bearbeiten.  Bilder und andere Dateien können auf das Board geladen werden.

Auch Xmind (coole Evernote Integration) und  Mindmeister (hat als einziges Tool aktuell (2015) auch eine Ipad App) sind erwähnenswert. Wie bereits gesagt sind hier PC basierte Tools wegen der Bildschirmgrösse, Multiwindowfunktionalität und den Kollaborationsmöglichkeiten klar im Vorteil. Reine Mindmap-Werkzeuge wie Freemind oder “Einbenutzer-Ipad-Apps” wie Simplemind+ und Ideaboost helfen im konkreten Anwendungsfall wenig.

  • Ein Vergleich zwischen Xmind und Concept Board kann hier nachgelesen werden.

More great Tools: Mehr zu Web 2.0 Tools können sie in der beliebten “Web 2.0 mal praktisch” Beitragsserie des Geschätsmannes 2.0 nachlesen. Es gibt inzwischen mehr als 30 Beiträge!  Auch die Minerva – Schulen haben eine gute Uebersicht mit der E-Learing-Subway-Map hingekriegt:Minerva E-Learning Subway Map

 

Verwende als Projektmanager entsprechende Web 2.0 Tools oder erweitere Deine WordPress-Installation mit einem Projektmanagement-Plugin: Eine Übersicht

Bei den meisten Kollaborationsplattformen fehlen die Tools, um schnell und einfach Projekte managen zu können. Z.B hat das WordPress basierte BuddyPress sowas nicht, auch samepage.io fehlt so eine Projektmanagementfunktionalität.

Der Projektmanager kann Microsoft Project anwenden, aber häufig ist das mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Alternativ kann man ein webbasiertes Tool wie Gantter zur Hand nehmen. Oder man nimmt eine der Plattformen in Anspruch. Zu den Bekanntesten gehören

Der Geschäftsmann 2.0 hat bereits mit allen diesen Tools gearbeitet. Am besten liegt Ihm Do.com, wegen der Einfachheit und der Effizienz des Tools.

Doch hat man bereits eine WordPress-Installation am Laufen, dann kommt gegebenenfalls eine Projektmanagement-Erweiterung für WordPress in Frage. Eine kurze Recherche in der sogenannten Plugin-Datenbank für WordPress zeigt, dass diverseste Projekt-Plugins für WordPress verfügbar sind. Untenstehend eine Liste mit den interessantesten Komponenten:

Update 25.2.2014: Der Geschäftsmann verwendet nur noch Asana.com!

So Long, Euer Geschäftsmann 2.0 , Palo Stacho

PS: Hier geht’s zu einem älteren Post vom Geschäftsmann 2.0 zum Thema Projektmanagement-Tools wie Trello etc.

 

Web 2.0 mal praktisch (11) – Für Projektmananager 2.0: Von diesen Tools sollte man Kenntnis haben

Basecamp / Trello

Heute geht es um Projektmanagement-Plattformen, um echte Projektmanagement-Plattformen. Natürlich kann man Micro-Blogging Werkzeuge wie Twitter, Tumblr oder SAP-Streamwork auch als Hilfe für Projektabwicklung brauchen. Aber um die geht’s nicht, die kommen glaube ich, erst in Folge 19. Aber jetzt zur Sache:

Ich stelle kurz  Trello und Basecamp vor. Beide Plattformen laufen wie alle anderen bereits vorgestellten Plattformen in der Cloud, als ein “Software as a Service” (SaaS). Ich will die Plattformen aber so wenig wie möglich vergleichen, denn Beide sind doch verschieden. Klar, jedes Werkzeug zur Projektabwicklung braucht Milestones und To-Do’ s und irgendwelche Dashboards (=Instrumententafeln), Gruppenmember und Activities.

Basecamp ist eine der arrivierten Plattformen. Die Gratisversion ist nicht wirklich für die Abwicklung von Projekten, die ich gewöhnt bin, geeignet, zum Ausprobieren reicht Sie allemal. Ab 49$/Mt bekommt man dann wirklich genügend Ressourcen (Speicherplatz, Anzahl Projekte, etc).  Die Grundlagen eines Projekte sind wirklich schnell angelegt, Projektdefinition erstellen–>Auf die ToDo-Liste gehen und ToDo’s anlegen–>Auf dem Kalender Milestones anlegen. Gruppenzuordnungen, Zuweisungen von ToDo’s an Dritte und die ganzen Benachrichtigungsmechanismen (zB. Message Posting bei Milestone-Erreichung oder -Ueberschreitung) sind auch drin.

Trello überrascht mich zunächst positiv mit nicht-funktionalen Features: Der Zugriff ist per se via https und somit gesichert. Einloggen kann man sich ebenfalls mit seinem google-Account, was auch in so einem Setup häufig Sinn macht, denn wenn man so eine Plattform verwendet, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man ebenfalls mit google-Docs oder mit Gmail  arbeitet. Eine Preiskomponente konnte ich nirgends finden.  Die Projekte werden hier über “Pendenzenlisten” gemanagt, man kann x-Listen nebeneinander auf dem Screen anlegen. Sprich: Man definiere ein Board–> Auf dem Board mache man eine Liste(n)–> Auf die Liste kommen Card(s) –> und die Cards werden Membern zugeteilt (bzw. die Member “nehmen” sich eine Card und arbeiten diese ab.)  Der Aufbau ähnelt ein bizzeli dem aktuellen Facebook-Client, sprich man sieht rechts, was die “Anderen” machen und was gerade so “Läuft”.  Trello kann vielfältig eingesetzt werden, stark ist es sicher als PM-Tool bei der agilen Software-Entwicklung.

Wenn Ihr mehr SEHEN wollt, schaut Euch die Clips hier an, beide dauern ca 6. Minuten:

trello: http://www.youtube.com/watch?v=aaDf1RqeLfo&hd=1
basecamp:http://www.youtube.com/watch?v=p-GIZ5sFak4

Auf die Frage,  was ich momentan brauche, muss ich leider sagen, keines der obigen Tools (trello wird beim nächsten Scrum-Projekt bei mir zum Einsatz kommen, glaube ich). Ich arbeite aktuell mit einer inzwischen wohl 30-jährigen Methode mit Wasserfall-Prinzip namens “Hermes“, aber auch die haben, was die Unterstützung anbelangt wirklich vorwärts gemacht! Der Hermes Power-User hilft mir bei der Projektinitialisierung und beim Projekt-Dokumente-Management ungemein! Zwar läuft dieses Tool nicht in der Cloud, sondern auf meinem PC, dankbar für die Erleichterung bin ich trotzdem 🙂

Hermes Power-User downloaden: http://www.hermes.admin.ch/ikt_projektfuehrung/poweruser/hermes-power-user-release-2.0